Στόχος του Πακέτου Εργασίας 2 (ΠΕ2) «ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ, ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΣΥΛΛΟΓΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΨΗΦΙΑΚΟΥ ΕΡΓΑΛΕΙΟΥ ΔΙΑΣΥΝΔΕΣΗΣ ΜΟΔΙΠ ΜΕ ΕΘΑΑΕ», είναι η καταγραφή του συνόλου των δεδομένων ποιότητας που θα συλλέγονται και στη συνέχεια ο σχεδιασμός, η ανάπτυξη και η λειτουργία του εσωτερικού συστήματος συλλογής δεδομένων ποιότητας.
Το ΠΕ2 περιλαμβάνει τα ακόλουθα παραδοτέα:
Π2.1. Αναφορά δεδομένων ποιότητας για αυτοματοποίηση της συλλογής τους
Στόχος του ΠΕ3 είναι η ουσιαστική ανάπτυξη, βελτίωση και ομαλή λειτουργία του ΕΣΔΠ μέσω της δημιουργίας αρκετών νέων εγγράφων (π.χ. διεργασίες, διαδικασίες, οδηγίες εργασίας και έντυπα) τα οποία θα αποτυπώνουν πληρέστερα (σε σχέση με την τρέχουσα μορφή του ΕΣΔΠ) το σύνολο των απαιτούμενων πληροφοριών για την αρμονική τήρηση του. Επιπλέον στόχος είναι η δημιουργία τριών νέων εσωτερικών ροών εργασιών: 1. Επικαιροποίηση Στρατηγικού Σχεδιασμού, 2. Καταγραφή-επεξεργασία παραπόνων και 3. Επικοινωνία/συνεργασία με οργανισμούς παγκοσμίων κατατάξεων Πανεπιστημίων.
ΠΕ3.1 Δημιουργία νέων τυποποιημένων εγγράφων για το ΕΣΔΠ και επικαιροποίηση υπαρχόντων
Π3.2. α. Αναφορά σχεδιασμού επικαιροποίησης Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Προγραμματισμού, β. ροών για τον μηχανισμό παραπόνων και γ. ροών για τον μηχανισμό παρακολούθησης παγκόσμιων κατατάξεων Ιδρυμάτων.
Το πακέτο Π3.2 περιλαμβάνει δράσεις για τον καθορισμό, την πρακτική εφαρμογή και την αξιολόγηση τριών νέων ροών εργασιών στο Ίδρυμα:
- επικαιροποίηση Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Προγραμματισμού,
- μηχανισμός διαχείρισης παραπόνων του Ιδρύματος και
- μηχανισμός καταγραφής των Παγκόσμιων Κατατάξεων του Ιδρύματος από οργανισμούς
Για να δείτε το Εγχειρίδιο Ποιότητας πατήστε εδώ.
Στόχος επίσης του πακέτου αυτού είναι και η αξιολόγηση όλων των πεπραγμένων στο πλαίσιο του έργου, η αποτίμηση της κατάστασης της ΜΟΔΙΠ και των παραγόμενων υπηρεσιών της κατά την ολοκλήρωση του έργου και η καταγραφή νέων μελλοντικών δράσεων για την περαιτέρω βελτίωση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών της ΜΟΔΙΠ. Η αξιολόγηση θα βασιστεί στη μελέτη των όλων των παραδοτέων του έργου και θα καταλήξει στην παραγωγή ενός τελικού εγγράφου – παραδοτέου.
Τέλος, στο πλαίσιο του πακέτου αυτού, περιλαμβάνονται και οι δράσεις δημοσιότητας που εξειδικεύονται σε Διοργάνωση μίας ημερίδας προβολής παρουσίασης των αποτελεσμάτων του έργου, σε δημιουργία ενημερωτικού υλικού σε ψηφιακή κυρίως μορφή (σε έντυπη θα είναι η αφίσα) και σε δημοσιεύσεις στον έντυπο και στον ηλεκτρονικό τύπο.
Το πακέτο εργασίας ΠΕ5 περιλαμβάνει τον σχεδιασμό υλοποίησης του έργου, τη συστηματική του παρακολούθηση και τέλος την αξιολόγησή του. Στο πλαίσιο αυτού του πακέτου εργασίας, περιλαμβάνονται και οι δράσεις δημοσιότητας που εξειδικεύονται σε Διοργάνωση μίας ημερίδας προβολής παρουσίασης των αποτελεσμάτων του έργου, σε δημιουργία ενημερωτικού υλικού σε ψηφιακή κυρίως μορφή και σε δημοσιεύσεις στον έντυπο και στον ηλεκτρονικό τύπο.
Στόχος του ΠΕ6 αποτελεί η διασύνδεση του λογισμικού που χρησιμοποιείται από το Τμήμα Προσωπικού και του φοιτητολογίου του ΕΑΠ με την ψηφιακή πλατφόρμα διασύνδεσης ΜΟΔΙΠ – ΕΘΑΑΕ έτσι ώστε να υπάρχει η δυνατότητα εξαγωγής σε πραγματικό χρόνο συγκεκριμένων στατιστικών στοιχείων.
- ΠΕ6.1 Τροποποίηση λογισμικού Τμήματος Προσωπικού και διασύνδεση του με την πλατφόρμα διασύνδεσης ΜΟΔΙΠ – ΕΘΑΑΕ.
Για την αυτοματοποιημένη μεταφορά συγκεκριμένων, σύμφωνα με τα πρότυπα της ΕΘΑΑΕ, στοιχείων πρέπει να τροποποιηθεί το λογισμικό που χρησιμοποιείται από το Τμήμα Προσωπικού του ΕΑΠ προκειμένου για την αυτόματη συλλογή των στοιχείων αυτών. Στη συνέχεια απαιτούνται τεχνικές ενέργειες ώστε τα στοιχεία αυτά να μεταφέρονται αυτόματα στο ψηφιακό εργαλείο διασύνδεσης ΜΟΔΙΠ – ΕΘΑΑΕ, και να απεικονίζονται σε πραγματικό χρόνο στο πληροφοριακό σύστημα της ΕΘΑΑΕ.
- ΠΕ6.2 Αυτοματοποιημένη διαδικασία για την μεταφορά δεδομένων από το φοιτητολόγιο του ΕΑΠ στην πλατφόρμα διασύνδεσης ΜΟΔΙΠ – ΕΘΑΑΕ.
Για την υλοποίηση αυτής της δράσης απαιτούνται τεχνικές ενέργειες για την αυτόματη συλλογή των στοιχείων του φοιτητολογίου που ζητούνται από την ΕΘΑΑΕ, προκειμένου τα στοιχεία αυτά να μεταφέρονται στο ψηφιακό εργαλείο διασύνδεσης ΜΟΔΙΠ – ΕΘΑΑΕ, και να απεικονίζονται σε πραγματικό χρόνο στο πληροφοριακό σύστημα της ΕΘΑΑΕ.